टाइम मैनेजमेंट यह दर्शाता है कि आप अपने समय का कितने प्रभावी ढंग से उपयोग करते हैं। भले ही टाइम मैनेजमेंट एक प्रसिद्ध शब्द है, फिर भी कई लोग इसके वास्तविक अर्थ को लेकर भ्रमित हैं।
टाइम मैनेजमेंट यह है कि आप अपने कार्यों और गतिविधियों को स्मार्ट तरीके से कैसे योजना बनाते हैं, व्यवस्थित करते हैं और उन्हें पूरा करते हैं। टाइम मैनेजमेंट सिर्फ कम समय में अधिक काम करना नहीं है, बल्कि सही समय पर सही काम करना है।
अपने समय को उचित तरीके से मैनेज करने का ज्ञान आपके कामकाजी दिनचर्या और समग्र जीवन में कई बड़े लाभ लाता है। जब आप टाइम मैनेजमेंट को अच्छी तरह से समझ लेते हैं, तो फिर आप टाइम के उपयोग की स्किल को भी सीख लेते हैं।
इससे आपको इधर-उधर बैठना बंद करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने की प्रेरणा मिलती है। इस कड़ी मेहनत और नई प्रेरणा के परिणामस्वरूप, आप अपने लक्ष्यों तक तेज़ी से पहुँचते हैं।
जब आप समय का उचित प्रबंधन करते हैं, तो आप अधिक काम कर पाते हैं और उन गतिविधियों के लिए अधिक समय बचाते हैं जिनका आप वास्तव में आनंद लेते हैं। जितना अच्छा आपका टाइम मैनेजमेंट होगा, आपके पास उतना ही अधिक समय होगा।
अधिक खाली समय का मतलब है कि आपके पास अपने प्रियजनों के साथ बिताने, कोई शौक पूरा करने या यहां तक कि किसी यात्रा पर जाने के लिए अधिक समय है। यह सब एक स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन का परिणाम है!
टाइम मैनेजमेंट के परिणामस्वरूप व्यक्ति अधिक अनुशासित होता है। चीज़ों को उनके उचित स्थान पर रखने से दस्तावेज़ों, महत्वपूर्ण फ़ाइलों, फ़ोल्डरों, स्टेशनरी वस्तुओं आदि की अनावश्यक खोज में लगने वाला समय कम हो जाता है।
शोध कहता है कि जो व्यक्ति समय पर कार्य पूरा करते हैं, उनमें तनाव और चिंता की संभावना कम होती है। याद रखें कि समय बर्बाद करने और बाद में शिकायत करने का कोई मतलब नहीं है।
इसलिए लंबित काम समय पर निपटा लें और फिर आपके पास अपने दोस्तों, रिश्तेदारों और परिवार के सदस्यों के लिए पर्याप्त समय होगा। यह सिर्फ और सिर्फ टाइम मैनेजमेंट की वजह से संभव होगा।
टाइम मैनेजमेंट स्किल्स क्या है?
क्या आपको कभी ऐसा महसूस होता है कि दिन में हमारे पास पर्याप्त समय नहीं है? हम सभी को समान 24 घंटे मिलते हैं, तो ऐसा क्यों लगता है कि कुछ लोगों के पास दूसरों की तुलना में अधिक समय होता है।
टाइम मैनेजमेंट अपने समय को विभिन्न गतिविधियों के बीच विभाजित करने के तरीके को व्यवस्थित करने और योजना बनाने की प्रक्रिया है। इसे ठीक से करें और आप कम समय में अधिक काम करने के लिए कठिन नहीं बल्कि अधिक स्मार्ट तरीके से काम करेंगे।
यह आपके उस समय भी काम आएगा, जब समय कम हो और दबाव अधिक हो। मतलब टाइम मैनेजमेंट हमारे द्वारा किए जाने वाले काम को प्लानिंग के साथ सही व्यवस्थित तरीके से करना है। इसका मतलब यह नहीं है, कि ज्यादा समय बचाना है।
बल्कि किसी भी को स्मार्ट और व्यवस्थित तरीके से कम समय में करना है। अपनी ज़िंदगी में सफल होने वाले लोग अपने टाइम को अच्छे से मैनेज करते हैं। टाइम मैनेजमेंट हमें उस रास्ते पर ले जाता है, जहां पर सिर्फ और सिर्फ सफलता होती है।
- टाइम मैनेजमेंट आपकी कुशलता बढ़ाने के लिए विशिष्ट कार्यों पर खर्च किए गए समय को सचेत रूप से योजना बनाने और नियंत्रित करने की प्रक्रिया है।
- आप समय-सीमा निर्धारित करने, कार्यों की सूची लिखने और कुछ गतिविधियों को पूरा करने के लिए स्वयं को प्रोत्साहित करते हैं।
- खुद को प्रेरित करना टाइम मैनेजमेंट का एक मुख्य हिस्सा है।
- इसमें न केवल खुद को प्रेरित करने के लिए बल्कि काम करने और अधिक कुशलता से जीने के लिए अच्छी आदतें विकसित करने के लिए भी थोड़ा प्रयास करना पड़ता है।
- अच्छी दिनचर्या और आदतें विकसित करने के लिए, आप इससे शुरुआत कर सकते हैं कि सफल लोग अपने समय को कैसे मैनेज करते हैं।
- आप इन्हें अपने जीवन में प्रयोग करके देख सकते हैं कि आपके लिए क्या काम करता है।
टाइम मैनेजमेंट के फायदे
प्रभावी टाइम मैनेजमेंट आपको यह योजना बनाने में मदद करता है कि आप बिना थके सब कुछ पूरा करने के लिए अपना समय कैसे व्यतीत करेंगे। दूसरे शब्दों में अच्छे टाइम मैनेजमेंट स्किल के साथ, आप अपने कार्यों को कम प्रयास में पूरा करते हैं।
यहां उचित टाइम मैनेजमेंट के प्रमुख लाभ दिए गए हैं:
1. समय पर काम डिलीवर होता है
किसी भी कार्य के लिए एक समय सीमा तय करने से आपको अपने कार्यभार को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और उन्हें समय पर पूरा करने में मदद मिलती है।
जब आपके पास समयबद्ध कार्य होते हैं, तो आपका मस्तिष्क शेड्यूल का पालन करने और निर्धारित समय सीमा के भीतर कार्यों को पूरा करने के लिए तैयार हो जाता है। परिणामस्वरूप आप समय पर काम देने में सक्षम होंगे।
2. उत्पादकता में वृद्धि
प्रभावी टाइम मैनेजमेंट स्किल आपको स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करने और अपनी सबसे महत्वपूर्ण चीज़ या कार्य को प्राथमिकता देने की शक्ति देता है। फिर आप उन लक्ष्यों को पूरा करने के लिए लगन से काम करते हैं।
आप ऐसा इस प्रकार कर सकते हैं:
- टाइम ट्रैकिंग टूल से अपने कार्य समय को ट्रैक करना।
- एक कैलेंडर का पालन करना।
- प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके समय सीमा पर नज़र रखना।
- अपकमिंग कार्यों की to-do लिस्ट बनाना।
समय के साथ यह आपको कार्यों को अधिक तेज़ी से पूरा करने में सक्षम बनाता है, जिससे उत्पादकता स्तर में वृद्धि होती है।
3. तनाव कम होता है
तनाव के बढ़ते स्तर के पीछे कई कारणों में से एक खराब टाइम मैनेजमेंट भी है। आमतौर पर जब आपके पास करने के लिए बहुत कुछ होता है और आपको पता नहीं होता कि इसे कैसे किया जाए, तो आप तनाव में आकर जल्दबाजी वाला काम करने लगते हैं।
हालाँकि प्रभावी टाइम मैनेजमेंट के साथ, आप अपने दैनिक कार्यों को कठिन नहीं बल्कि अधिक स्मार्ट तरीके से करने की योजना बनाते हैं।उदाहरण के लिए आप महत्वपूर्ण कार्यों को तब शेड्यूल कर सकते हैं जब आप सबसे अधिक क्रिएटिव और उत्पादक हों।
इसके अलावा उन कार्यों के लिए कुछ अतिरिक्त समय आवंटित कर सकते हैं जिनके लिए आपको लगता है कि आपको प्रारंभिक योजना से अधिक समय लग सकता है। इसलिए भले ही आप अधिक समय तक काम करें, फिर भी आपके पास शांत रहते हुए इसे खत्म करने का समय होगा।
4. बेहतर वर्क-लाइफ संतुलन बनता है
जब आप बिना टाइम मैनेजमेंट के काम करते हैं तो उचित वर्क लाइफ संतुलन बनाए रखना चुनौतीपूर्ण होता है। यदि आप विकर्षणों से भरे माहौल में काम कर रहे हैं, तो आपको अपने कार्यों को पूरा करने में अधिक समय लग सकता है।
लेकिन जब आप समय का उचित प्रबंधन करते हैं, तो आप एक शेड्यूल का पालन करते हैं। इस्स आप खुद को आत्म-अनुशासन में प्रशिक्षित करते हैं। आप एक अलग कमरे में भी काम कर सकते हैं या घर पर ऑफिस बना सकते हैं। इस तरह आप अपना काम समय पर पूरा करने के लिए पूरा ध्यान और ऊर्जा दे पाएंगे।
5. ग्रोथ के लिए बेहतर अवसर मिलता है
प्रभावी टाइम मैनेजमेंट आपके काम की गुणवत्ता में सुधार करता है, जिससे आपको अधिक सफलता प्राप्त करने में मदद मिलेगी। समय का कुशलतापूर्वक प्रबंधन करके, आप न केवल समय पर गुणवत्तापूर्ण काम दे रहे हैं बल्कि बिना दबाव के भी काम कर रहे हैं।
यह बेहतर निर्णय लेने की स्किल और नेतृत्व क्षमता को प्रदर्शित करता है। सरल शब्दों में आप उन गुणों को चित्रित करते हैं जो करियर के विकास के लिए आवश्यक हैं। वर्तमान समय में हर बॉस यही चाहता है कि उसका कर्मचारी टाइम का सही उपयोग करें।
6. बेहतर फोकस होता है
प्रत्येक कार्य के लिए एक विशिष्ट समय समर्पित करना आपको एक साथ बहुत सारी जिम्मेदारियाँ उठाने से रोकता है। और जब आप अपने समय का बेहतर प्रबंधन करते हैं, तो आप अधिक फोकस के साथ काम करते हैं और अपने माइंड पर नियंत्रण रखते हैं।
इसके अलावा टाइम मैनेजमेंट आपको ऐसे वातावरण में कार्यों या गतिविधियों को शेड्यूल करने की शक्ति देता है जहां आप अधिक फोकस करते हैं। उदाहरण के लिए आप अपने घर के एक शांत कमरे में कोई जरूरी काम कर सकते हैं।
7. बेहतर निर्णय लेने की क्षमता विकसित होती है
महत्वपूर्ण निर्णय लेने में स्वाभाविक रूप से बहुत समय लगता है। हालाँकि अगर आपके पास कोई योजना नहीं है तो आगे क्या करना है जैसी छोटी सी बात तय करने में समय खर्च हो जाता है।
प्रभावी टाइम मैनेजमेंट आपको कुछ निर्णय आसानी से और शीघ्रता से लेने की क्षमता देता है। योजना बनाने से प्राथमिकताओं की पहचान करने की आपकी क्षमता में सुधार हो सकता है।
8. आत्मविश्वास बढ़ाने में मदद करता है
जब आप अपने लक्ष्य को पूरा करने के लिए महत्वपूर्ण कार्यों या यहां तक कि छोटे कार्यों की एक सूची पूरी करते हैं, तो आप अपनी कार्य क्षमताओं में अधिक आश्वस्त हो जाते हैं। यह डोपामाइन बूस्ट का परिणाम है, जिसे फील-गुड न्यूरोट्रांसमीटर के रूप में भी जाना जाता है।
यह छोटा सा प्रोत्साहन आपको अपने लक्ष्य तक पहुंचने के लिए नेविगेट करने में मदद करता है। इससे आप अभिभूत या तनावग्रस्त महसूस करना बंद कर देते हैं और अपने समय और कार्यभार को प्रबंधित करने में अधिक आत्मविश्वास महसूस करते हैं।
9. कार्यस्थल पर बेहतर रिश्ते बनते हैं
जब आप अपना समय अच्छी तरह से प्रबंधित करते हैं, तो आपके सहकर्मियों और बॉस में आपके प्रति विश्वास की भावना विकसित होने की संभावना बढ़ जाती है। इससे वे आप पर भरोसा करते हैं और आपका अधिक सम्मान करते हैं।
आपकी एक ऐसे व्यक्ति के रूप में पहचान हो जाएगी, जो काम को टालना या दूसरों पर थोपना नहीं चाहता है। कार्यस्थल में यह सकारात्मक प्रतिष्ठा आपके लिए विभिन्न अवसर पैदा कर सकती है, जैसे-
- कैरियर प्रगति होती है
- कमाई की संभावना बढ़ती है
- अधिक जिम्मेदारियां मिलती है
- कार्य करने की संतुष्टि मिलती है
- सभी की नजरों में अच्छी इमेज बनती है
- आप से छोटी पोस्ट के लिए आपसे सीखते हैं।
इसके अतिरिक्त यदि ऑफिस में हर कोई टाइम मैनेजमेंट और प्रभावी कम्यूनिकेशन की प्रैक्टिस करता है, तो काम को जल्दी से करने और तरक्की की संभावना बढ़ती है।
10. ज्यादा ख़ाली समय रहता है
प्रॉफेश्नल लाइफ और पर्सनल लाइफ के बीच की रेखाएँ धुंधली होने के कारण, आपको कार्यदिवस के अंत में काम से दूर जाना मुश्किल हो जाता है। इसीलिए आपको एक प्रभावी टाइम मैनेजमेंट स्ट्रेटजी का उपयोग करना चाहिए जो आपको अपने कार्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त समय के साथ अपने दिन की योजना बनाने की सुविधा देती है।
इसके अलावा यदि आप अपने कार्यों को योजना के अनुसार पूरा करते हैं, तो आपके पास उन चीजों को करने के लिए अधिक खाली समय होगा जो आपको तरोताजा कर देंगे और आपको खुश करेंगे। यह अंततः बेहतर कार्य-जीवन संतुलन में योगदान देता है।
टाइम मैनेजमेंट कैसे करें 19 बेस्ट टिप्स और तरीके
एक योजना के साथ अपनी टाइम मैनेजमेंट यात्रा शुरू करने से भविष्य की आदतों के लिए एक मजबूत आधार तैयार होगा, जिससे आपकी सफलता की संभावना बढ़ जाएगी।
1. एक टाइम ऑडिट बनाएं
सबसे पहली बात: यह पता लगाने से शुरुआत करें कि आप वास्तव में अपना समय कहां व्यतीत कर रहे हैं। अक्सर किसी काम के बारे में आप जितना समय सोचते हैं, वह उस काम में लगने वाले समय से कम होता है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि मनुष्य यह जानने में कमज़ोर हैं कि कार्यों में कितना समय लगता है। उदाहरण के लिए आप कहें कि आपको 300 शब्दों का ईमेल लिखना है। आप सोचते हैं: “ईमेल लिखना आसान है। इसमें 5 मिनट से अधिक समय नहीं लगना चाहिए।”
हालाँकि यह संभव है कि आप अपनी गति को अधिक आंक रहे हैं और अपने अंतिम लक्ष्य को पूरा करने के लिए आवश्यक अन्य छोटे, संबंधित कार्यों को कम आंक रहे हैं। जैसे प्रूफ़-रीडिंग, भाषा चयन और ईमेल एड्रैस का पता लगाना सभी कार्य समय को बढ़ाते हैं।
इन अतिरिक्तताओं के साथ वह 5 मिनट का ईमेल वास्तव में आपको 20 मिनट ले सकता है, जो कि आपकी प्रारंभिक योजना से 500% अधिक समय है। अब मान लीजिए कि आपके सामने अनेक कार्यों के लिए यही समस्या है।
जब आप पहली बार निकले थे तो जो संतुलित कार्यभार था, वह दिन चढ़ने के साथ-साथ तनावपूर्ण कार्यों की सूची में बढ़ता चला गया। आपको इस बात का यथार्थवादी विचार होना चाहिए कि आप क्या हासिल करने में सक्षम हैं और वास्तव में आपका समय किसमें लग रहा है।
यही कारण है कि टाइम ऑडिट बनाना फायदेमंद है। टाइम ऑडिट करने का सबसे सरल तरीका टाइम ट्रैकिंग एप्लिकेशन का उपयोग करना है। कई कंपनियां अपने सॉफ़्टवेयर के फ्री वर्जन पेश करती हैं।
2. लक्ष्य निर्धारित करें और अपने कार्यों को प्राथमिकता दें
यदि आपके पास करने के लिए बहुत कुछ है, तो कोई भी टाइम मैनेजमेंट आपको यह सब पूरा करने में मदद नहीं करेगा। अब जब आपने एक टाइम ऑडिट बना लिया है, तो आप यह देखते हैं कि क्या आपको अपना समय बेहतर ढंग से प्रबंधित करने की आवश्यकता है।
यदि आपको लगता है कि आपके लक्ष्य प्राप्त करने योग्य हैं, तो टिप 3 पर जाएं। यदि आपको लगता है कि आप बहुत अधिक हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप एक लक्ष्य को हासिल करने का प्रयास करें। इसके लिए आप निम्न युक्ति अपना सकते हैं-
- ऐसे कार्य सबसे पहले करें, जो महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक हों।
- फिर ऐसे कार्य जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन अत्यावश्यक नहीं हैं, उन्हें स्थगित करें।
- फिर ऐसे कार्य करें, जो अत्यावश्यक हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं।
- ऐसे कार्य हटाएं, जो न तो अत्यावश्यक हैं और न ही महत्वपूर्ण हैं। (जैसे सोश्ल मीडिया का उपयोग करना)
इन पद्धतियों का उपयोग करने से आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि आपको किन कार्यों को प्राथमिकता देनी चाहिए और आपको किन कार्यों का शेड्यूल और योजना बनानी चाहिए। आपके लक्ष्य जो भी हों वे स्मार्ट होने चाहिए: विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्य, प्रासंगिक और समय पर।
3. एक डेली प्लान या to-do लिस्ट बनाएं
इसे या तो आपके काम करने से पहले या अंतिम कुछ मिनटों में बनाया जाता है। दैनिक कार्यों की सूची बनाने के लिए समय के उस हिस्से का उपयोग करें, जो आपके लिए खाली हो।
जब आप अपनी कार्य सूची बना रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि इसे सरल रखें। दिन-ब-दिन आधी-अधूरी सूचियाँ देखना निराशाजनक हो सकता है। जब व्यक्तिगत उत्पादकता की बात आती है, तब भी कम वादा करना और जरूरत से ज्यादा पूरा करना बेहतर है।
अपनी लिस्ट के आइटम ऐसे लिखें जैसे कि आपने उन्हें पहले ही पूरा कर लिया हो। “प्रोजेक्ट मैनेजर को रिपोर्ट सबमिट करें” के बजाय “प्रोजेक्ट मैनेजर को रिपोर्ट सबमिट की गई” लिखें। जब आप अपनी लिस्ट से कार्यों को हटाने जाएंगे तो यह छोटी सी युक्ति आपको अतिरिक्त प्रेरणा देगी।
4. रविवार को अपने सप्ताह की योजना बनाएं
एक योजना के साथ अगले सप्ताह में कार्य करने से आपको अपनी सर्वोच्च प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी। मतलब जब भी सोमवार को सुबह उठेंगे तो आपके पास करने के लिए पहले से ही कुछ होगा। इसी तरह सप्ताह के अगले दिनों में भी ऐसा होगा।
अपने पूरे सप्ताह की योजना बनाने के लिए रविवार को कुछ मिनट का समय निकालें। अपने साप्ताहिक गोल्स को डेली के कार्यों में विभाजित करके सफलता की संभावनाएँ बढ़ाएँ। इस तरह आप एक नज़र में देख पाएंगे कि आपको हर दिन क्या करने की ज़रूरत है।
शुक्रवार और अन्य कम ऊर्जा वाले समय के लिए कम प्राथमिकता वाले कार्यों को निर्धारित करके सफलता के लिए खुद को तैयार करें। याद रखें, आपकी ऊर्जा और रचनात्मकता का स्तर पूरे सप्ताह बदलता रहता है।
रचनात्मक एवं मांगलिक कार्य मंगलवार एवं बुधवार को पूर्ण करें। गुरुवार के लिए मीटिंग शेड्यूल करें, जब आपकी टीम की ऊर्जा कम होने लगे। योजना और नेटवर्किंग के लिए अपने शुक्रवार और सोमवार का उपयोग करें।
5. महत्वपूर्ण कार्यों को सबसे पहले पूरा करें
अधिकांश लोगों के लिए, काम के पहले कुछ घंटे सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। अजीब बात है कि जब आपका मस्तिष्क पूरी तरह से जागृत नहीं होता है तो आप अधिक आसानी से ध्यान केंद्रित करते हैं।
एक्टिव माइंड में दिवास्वप्न देखने और अन्य कार्यों के बारे में चिंता करने के लिए कम अतिरिक्त ऊर्जा होती है। इसे अपने लाभ के लिए उपयोग करें और जागने के बाद सबसे पहले अपने सबसे अधिक मानसिक रूप से मांग वाले कार्यों को करें।
6. 80-20 रूल का प्रयोग करें।
80-20 रूल, जिसे पारेतो सिद्धांत भी कहा जाता है। इसकी कल्पना इतालवी अर्थशास्त्री विल्फ्रेडो पारेतो ने की थी। जिन्होंने देखा कि 80% परिणाम आम तौर पर इसके केवल 20% इनपुट से आते हैं।
इस ज्ञान का लाभ उठाएं और पता लगाएं कि कौन सी गतिविधियां उस 20 प्रतिशत का हिस्सा हैं। उदाहरण के लिए मान लें कि आप एक एजेंसी के मालिक हैं और ग्राहकों की तलाश कर रहे हैं।
आप प्रतिदिन 30 मिनट संभावित ग्राहकों को ईमेल करने और 1 घंटा संदेश भेजने और बिजनेस के सोशल मीडिया अकाउंट को बनाए रखने में बिताते हैं। सोशल मीडिया द्वारा आपको केवल 1 ग्राहक रेफर किया गया था, जबकि ईमेल के माध्यम से आपको 5 ग्राहक मिले थे।
यह स्पष्ट है कि यदि आप अपने ग्राहकों को अधिकतम करना चाहते हैं तो आपको अपना समय ईमेल आउटरीच में स्थानांतरित करना चाहिए।कोई भी व्यक्ति 80-20 रूल का उपयोग करके यह पता लगा सकता है कि उसे अपना समय कहाँ व्यतीत करना है।
यदि आप इस बारे में अनिश्चित हैं कि आपके 20% में कौन सी गतिविधियाँ हैं, तो आपको एक टाइम ऑडिट करना चाहिए या टाइम ट्रैकिंग टूल का उपयोग करना चाहिए क्योंकि इससे बेहतर संकेत मिलेगा कि कौन सी गतिविधियाँ सबसे अधिक प्रभाव डाल रही हैं और कौन सबसे अधिक समय ले रही हैं।
7. गोल्डन ऑवर या बायोलॉजिकल प्राइम टाइम का लाभ उठाएं
क्या आप जानते हैं कि दिन के किस समय आप अपना सर्वाधिक उत्पादक कार्य करते हैं? इसे जानने से आपको अपना कार्यभार अनुकूलित करने में मदद मिलेगी। अपने स्वर्णिम घंटे या जैविक प्राइम टाइम खोजने के लिए अपने कार्यदिवस को 3-5 समय स्लॉट में विभाजित करें।
एक नोटबुक या एंप्टी टाइम ट्रैकिंग टूल का उपयोग करके सप्ताह के दौरान अपनी उत्पादकता पर नज़र रखें। सप्ताह के अंत में इन समय स्थानों को सबसे अधिक से सबसे कम उत्पादक तक रैंक करें।
अपने गोल्डन ओवर प्राप्त करने के बाद आप उसके अनुसार अपने सप्ताह की योजना बनाएँ। ज्यादा उत्पादकता वाले समय के लिए कठिन या अत्यधिक कार्यों को शेड्यूल करें। मतलब आपका मन जिस समय अधिक काम करता है, उस समय कठिन कार्य करें।
8. स्विस चीज विधि का प्रयोग करें
बड़े कार्यों से उबाऊ या अभिभूत महसूस करना आसान है। जब आप नहीं जानते कि कहां से शुरू करें, तो अत्यधिक दबाव के कारण काम में विलंब होता है या ध्यान भटकता है।
एलन लेकीन द्वारा गढ़ी गई स्विस चीज़ विधि का तर्क है कि इस पर काबू पाने का सबसे अच्छा तरीका बड़ी परियोजनाओं को छोटे कार्यों या समय के टुकड़ों में तोड़ना है। मतलब आप किसी बड़े काम को छोटे-छोटे काम में विभाजित कर सकते हैं।
एक एकल छोटा कार्य या 15 मिनट का समय ब्लॉक पूरा करके, आप परियोजना को कम कठिन बना देंगे और इसके समय पर पूरा होने की अधिक संभावना होगी। उदाहरण के लिए अगर आप एक बिल्डिंग बना रहे हैं, तो आप इसे एक साथ नहीं बना सकते।
बल्कि इसके लिए आप सबसे पहले नींव भरते हैं, फिर पहली मंजिल बनाते हैं। इस तरह से आपने एक बिल्डिंग को छोटे-छोटे कार्यों में बदल दिया है। यह आपके काम को बहुत आसान बना देता है।
9. कार्यों की एक टाइम लिमिट रखें
कार्यों का विस्तार दिए गए समय को भरने के लिए किया जाता है। यदि आप किसी कार्य को एक के बजाय दो घंटे देते हैं, तो कार्य को पूरा करने के लिए आपको जितना काम करना होगा वह बढ़कर पूरे दो घंटे हो जाएगा।
अपने समय ऑडिट पर दोबारा नज़र डालें और उन कार्यों की पहचान करें जिनमें आपकी अपेक्षा से अधिक समय लगा। उन कार्यों के लिए एक टाइम लिमिट निर्धारित करें। बाधाएँ निर्धारित करके आप अपना फोकस सुधारेंगे और अधिक कुशलता से काम करेंगे।
यदि आप अभी भी खुद को इन टाइम लिमिट्स से परे पाते हैं, तो अपने वर्कफ़्लो की जांच करें और निर्धारित करें कि क्या आपको भविष्य में उन कार्यों के लिए अधिक समय देना चाहिए।
10. To-do लिस्ट में एक “कंप्लीट लिस्ट” जोड़ें।
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितनी अच्छी योजना बनाते हैं, दिन के दौरान अप्रत्याशित कार्य हमेशा सामने आते रहेंगे। दिन के अंत में कुछ अतिरिक्त संतुष्टि के लिए उन्हें अपने कार्यों के आगे एक अलग सूची में लिख लें।
रविवार को पिछले सप्ताह की अपनी उपलब्धियों पर दोबारा गौर करें और अपनी सफलताओं पर खुद को बधाई दें। यह समीक्षा अवधि आपका आत्मविश्वास बढ़ाएगी और आपको अगले सप्ताह का कार्यक्रम बनाने में मदद करेगी।
11. काम करते समय एक ब्रेक शेड्यूल बनाएँ
चलने और आराम करने के दोनों घंटों के दौरान, मानव मस्तिष्क बुनियादी rest-activity cycles या संक्षेप में BRAC से गुजरता है। मस्तिष्क हर 90 मिनट में उच्च और निम्न सतर्कता के बीच चक्र करता है।
90 मिनट से अधिक समय तक तेजी से काम करने के बाद, हम चलते रहने के लिए एनर्जी के आपातकालीन भंडार का उपयोग करना शुरू कर देते हैं। इसलिए कम से कम हर 90 मिनट में एक ब्रेक शेड्यूल करने से आपको फोकस बनाए रखने और पूरे दिन अपनी उत्पादकता ऊंची बनाए रखने में मदद मिलती है।
12. वेटिंग टाइम का सदुपयोग करें
यह हर किसी के साथ होता है। हम लाइनों, वेटिंग रूम्स, हवाई अड्डे के टर्मिनलों, ट्रेन स्टेशनों आदि में प्रतीक्षा करते हैं। इन खाली समय का उपयोग अपने फोन पर ईमेल का जवाब देने, मिस्ड कॉल और संदेशों का उत्तर देने, व्यायाम करने, आराम करने या ध्यान करने के लिए करें।
वैकल्पिक रूप से आप अपने साथ एक किताब या ई-रीडर ले जा सकते हैं और पढ़ने का कुछ समय निकाल सकते हैं। भले ही किताब सीधे काम से संबंधित न हो, पढ़ने से एकाग्रता बढ़ाने में मदद मिलती है और मस्तिष्क कनेक्टिविटी में सुधार होता है।
13. एक से ज़्यादा काम एक साथ न करें
मल्टीटास्किंग का उत्पादकता पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है। शोध में पाया गया है कि जो लोग एक साथ कई काम करते हैं, उन्हें अपने ध्यान को केंद्रित करने में अधिक कठिनाई होती है। इसके अतिरिक्त मल्टीटास्किंग आपकी संज्ञानात्मक क्षमता को प्रभावित करती है।
करने के लिए एक चीज़ चुनें, एक टाइमर सेट करें और केवल उसी चीज़ पर काम करें जब तक कि आप काम पूरा न कर लें या टाइमर बंद न हो जाए। इससे आपका फोकस और गुणवत्ता मानक दोनों सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी।
14. आराम का समय निर्धारित करें
जब हम काम करते हैं तो हमारा शरीर एफर्ट-रिकवरी मॉडल नामक प्रक्रिया से गुजरता है। नियमित वर्कडे के दौरान हम सभी ऐसे कार्य करते हैं जिनमें प्रयास की आवश्यकता होती है। हमारा शरीर हृदय गति को तेज करके, ब्लड प्रेशर के स्तर को बढ़ाकर प्रयास के इस परिणाम पर प्रतिक्रिया करता है जिससे थकान बढ़ती है और शरीर पर तनाव पड़ता है।
जब आप कार्यदिवस के अंत में एनर्जी की पुनर्प्राप्ति के लिए समय निकालते हैं, तो ये शारीरिक प्रतिक्रियाएं अपने मूल स्तर पर वापस आ जाएंगी। यदि आप ठीक होने के लिए समय नहीं निकालते हैं, तो प्रतिकूल शारीरिक और मानसिक प्रभाव पड़ते हैं।
आपके स्वस्थ और भविष्य की उत्पादकता के लिए अपने काम के दिमाग को बंद करना महत्वपूर्ण है। आप इस बात से आश्चर्यचकित होंगे कि कुछ समय शांत रहने से आपकी रचनात्मक प्रक्रियाओं पर बहुत सकारात्मक प्रभाव पड़ता है।
इसलिए अपने शरीर को आराम देने और मन को शांत करने के लिए योग या ध्यान जैसी गतिविधियाँ आज़माएँ। वास्तव में मेडिटेशन आपके लिए बहुत फायदेमंद होगा।
15. डिस्ट्रैक्शन को रोकें
ईमेल, फोन कॉल और सोशल मीडिया मैसेज कार्यस्थल पर कुछ सामान्य लेकिन सबसे बड़ी डिस्ट्रैक्शन हैं। इतना कि कार्यस्थल पर होने वाली परेशानियों के कारण आप हर साल 759 घंटे बर्बाद कर देते हैं।
इन डिस्ट्रैक्शन के कारण ही जिस कार्य को पूरा करने में 60 मिनट लगते हैं उसे पूरा करने में 3 घंटे से अधिक समय लग जाता है।
जब भी आप उच्च-प्राथमिकता वाले कार्यों पर काम कर रहे हों, तो उस फ़ोन को साइलेंट मोड पर रखें और डेटा बंद कर दें। इससे आपका काफी समय बचेगा और आपकी कार्यक्षमता का स्तर एक पायदान ऊपर पहुंच जाएगा।
16. अपने Zone का पता लगाएँ
आपने देखा होगा कि कुछ विशिष्ट घंटों में आप चील की तरह फोकस करते हैं और इस समय आपकी उत्पादकता किसी भी चीज़ की तरह बढ़ जाती है। ऐसा तब होता है जब आपका मन बाहरी परिस्थितियों के साथ पूर्ण सामंजस्य में होता है।
कुछ लोग इसे ‘फ्लो’ कहते हैं जबकि अन्य इसे अपना ‘ज़ोन’ कहते हैं। अपने फ्लो या ज़ोन की खोज सीधे आपके समय के सही उपयोग में योगदान करती है। जब आप महसूस करते हैं और आप अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन कर रहे हैं तो यह आपको चेतना (consciousness) की इष्टतम स्थिति तक पहुंचने में मदद करता है।
17. जल्दी उठकर अपना दिन लंबा बनाएं
हम सभी को एक दिन में 24 घंटे मिलते हैं। हालाँकि एक दिन में घंटों की संख्या बदलना संभव नहीं है, लेकिन आप निश्चित रूप से थोड़ा पहले जागने का प्रयास कर सकते हैं और अपने दिन को दूसरों की तुलना में लंबा बना सकते हैं।
आदर्श रूप से आपके शरीर को इष्टतम ऊर्जा स्तर पर रहने के लिए 6-8 घंटे की नींद की आवश्यकता होती है। पहले से 15 मिनट पहले अपना अलार्म सेट करना शुरू करें और समय के साथ समय सीमा बढ़ाएं।
आप इस अतिरिक्त समय का उपयोग व्यायाम करने, ध्यान करने, प्राथमिकताएँ निर्धारित करने या यहाँ तक कि कोई शौक पूरा करने के लिए भी कर सकते हैं। धीरे-धीरे आप अपनी दैनिक उत्पादकता बढ़ाएंगे और टाइम मैनेजमेंट कभी भी परेशानी का सबब नहीं बनेगा।
18. कम करें लेकिन प्रभावशाली करें
जितना काम आप संभाल सकते हैं उससे अधिक लेना कभी भी अच्छा विचार नहीं है। दुनिया भर में उच्च उपलब्धि हासिल करने वाले और अच्छा प्रदर्शन करने वाले कम लेकिन बेहतर प्रदर्शन करते हैं।
जब आप कार्यों को प्राथमिकता देते हैं, तो यह आपको स्पष्टता और दिशा देता है। ताकि आप चीजों पर काम करना शुरू कर सकें, समय बचा सकें और अधिक उत्पादक बन सकें।
अगली बार जब आपको समय का प्रबंधन करना मुश्किल लगे, तो गहरी सांस लें और एक काम शुरू करें। फिर उसे अच्छे से पूरा करें और खुद पर ज्यादा तनाव डाले बिना दूसरा काम शुरू करें।
19. ऑनलाइन कैलेंडर का उपयोग करें
टाइम मैनेजमेंट के लिए सबसे बड़ी टिप्स में से एक ऑनलाइन कैलेंडर का उपयोग शुरू करना है। बहुत पहले से कैलेंडर का उपयोग टाइम मैनेजमेंट के लिए एक मौलिक उपकरण के रूप में किया जाता रहा है।
ऑनलाइन कैलेंडर के आगमन के साथ कोई भी आसानी से अपना शेड्यूल मैनेज कर सकता है, महत्वपूर्ण तिथियों और घटनाओं को चिह्नित कर सकता है, रिमाइंडर सेट कर सकता है, टाइम ब्लॉक बना सकता है और भी बहुत कुछ कर सकता है।
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निष्कर्ष:
तो ये था अपना टाइम मैनेजमेंट कैसे करें, हम उम्मीद करते है की इस आर्टिकल को पूरा पढ़ने के बाद आपको अच्छे से अपने टाइम को मैनेज कैसे करें इसके बारे में पूरी जानकारी मिल गयी होगी।
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इसके अलावा अगर आपको और कोई तरीके पता है जिससे हम बढ़िया तरीके से अपना टाइम मैनेज कर सकते है तो उनको कमेंट में हमें जरूर बताएं।
